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Zeitmanagement: 6 Grundlagen um deinen Zeitplan effektiv zu verbessern

Oft wird die Zeit knapp, während die Anforderungen an mich stetig wachsen.
Die Projekte stapeln sich und werden einfach nicht weniger. Ich gelange an den Punkt, an dem ich am liebsten gar nichts mehr machen würde und fange an zu prokrastinieren. Gibt es eine Möglichkeit mein Zeitmanagement effektiv zu verbessern, um so meine Aufschieberitis zu umgehen? In diesem Blogartikel habe ich 6 Tipps, die mir geholfen haben, mein Zeitmanagement effektiv zu verbessern.

Was ist Zeitmanagement überhaupt?

Zeitmanagement beruht auf der Fähigkeit, die zur Verfügung stehende Zeit effektiv zu nutzen, um deine Ziele zu erreichen, Aufgaben zu erledigen und Prioritäten zu setzen. Das oberste Ziel des Zeitmanagements ist es, deinen Stress zu reduzieren und produktiver zu sein.

Wenn du es schaffst, deine Zeit effektiv zu nutzen, kannst du den Fokus auf das Wesentliche richten und ein Gleichgewicht zwischen Arbeit, Freizeit und persönlichen Verpflichtungen erreichen.

Aber wie schaffst du es, dein Zeitmanagement zu verbessern?

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1. Sortiere dich und deine Aufgaben

Versuche deine Aufgaben nach der Dringlichkeit zu sortieren und setze dir dabei Prioritäten. Kann eine Aufgabe noch ein wenig warten, während andere direkt erledigt werden müssen? Vielleicht kannst du die ein oder andere Aufgaben auch abgeben.

Dabei nutze ich gerne das Prinzip von Eisenhower. Er hat eine Matrix zur Einschätzung von Aufgaben erstellt. Mit dieser Methode kannst du deine Aufgaben in vier Teilbereiche einteilen: Erledigen, Terminieren, Delegieren und Verwerfen.

Diese Bereiche sind nach der Wichtigkeit und nach der Dringlichkeit eingeteilt.

Eisenhower Matrix - Tipps für besseres Zeitmanagement: Delegieren, Sofort erledigen, Ignorieren und Terminieren

2. Delegiere deine Aufgaben

Das Delegieren von Aufgaben hilft dir dabei, die Arbeitslast zu verteilen und effizienter zu arbeiten. Du musst nicht alles selbst machen, auch wenn du das vielleicht denkst. Wer aus deinem Umfeld könnte dir bei einer Aufgabe behilflich sein?

Auch im Businessbereich kannst du deine Aufgaben effizient delegieren. Du kannst mit Sicherheit eine eigene Webseite erstellen, doch zeitlich wirst du dafür deutlich länger brauchen als jemand, der sich auf den Bereich Webdesign spezialisiert hat. Im besten Fall sparst du nicht nur Zeit, sondern deinem Unternehmen auch Geld.

Deshalb schau im Team, wo die Stärken liegen und schöpfe diese aus. Es ist kein Versagen, wenn du eine Aufgabe nicht gut kannst und sie deshalb an jemanden abgibst, der sie besser und schneller erledigen kann.

3. Dokumentiere deinen Zeitverbrauch

Um zu erfassen, wie lange du für eine Aufgabe brauchst, kannst du Apps oder Tools nutzen, die es dir ermöglichen, deine Zeit für verschiedene Tätigkeiten genau zu erfassen.

Ich nutze besonders gern den Timer von meinem Handy als Zeiterfassung. Die jeweiligen Zeiten schreibe ich mir für meine Aufgaben auf. Eine weitere Empfehlung meinerseits ist die kostenlos verfügbare App Toggle. Toggle ist eine Zeiterfassungsplattform, bei der du deine Projekte und Zeiten eintragen und sie gefiltert einsehen kannst.

Mit der Zeiterfassung kannst du dir einen Überblick über deine verbrauchte Zeit verschaffen. Wenn dir auffällt, dass du für nicht sehr wichtige Aufgaben eine Menge Zeit verbrauchst, solltest du dort beginnen, Zeit einzusparen. Die gewonnene Zeit kannst du dann für priorisierte Aufgaben nutzen oder auch in deine Me-Time investieren.

4. Der Weg raus aus der Prokrastination

Ich weiß, es ist verlockend Aufgaben aufzuschieben. Menschen, die gern prokrastinieren, verschieben wiederholt Aufgaben, obwohl ihnen bewusst ist, dass diese zeitnah erledigt werden müssen.

Gründe für Aufschieberitis gibt es viele, wie zu Beispiel die Angst vor der Bewältigung einer Aufgabe. Sie kann aus verschiedenen Gründen auftreten, die oft auf persönlichen, emotionalen und psychologischen Faktoren beruhen.

Hilfreich kann es sein, Unterstützung bei anderen zu suchen, zum Beispiel durch Co-Working. Ihr könnt zusammen an unterschiedlichen Projekten arbeiten. Es ist bereits motivierend zu sehen, dass der andere auch arbeitet.

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5. Werde dir deiner Erfolge bewusst

Erfolge sind individuell. Sie beruhen auf Werten, Zielen und Lebensumständen. Im Allgemeinen bezieht sich ein Erfolg darauf, dass ein gewünschtes Ziel erreicht wurde. Das Ziel setzt du dir dabei selbst.

Das geht zum Beispiel mit einem Erfolgsjournal. Dort kannst du dir regelmäßig deine Ziele, die du erreicht hast, schriftlich festhalten. Mache dir dazu eine To Do Liste, in der du deine Erfolge abhaken kannst. Bei jedem gesetzten Haken verspürst du ein Erfolgserlebnis. Das kann dich im Laufe der Zeit motivieren.  Außerdem hilft es dir dabei, deine Erfolge bewusst anzuerkennen und eine positive Einstellung zu entwickeln. Zusätzlich solltest du deine Erfolge feiern. Nimm dir bewusst Zeit, um dich angemessen zu belohnen, sei es durch eine Aktivität oder ein Geschenk an dich selbst.

6. Teile den Tag ein, mit kleinen Pausen

Versuche deinen Tag in kleinere Einheiten einzuteilen. Ein Mensch kann sich, nur bis zu 90 Minuten bewusst auf eine Sache konzentrieren. Nach einer Pause von 20 Minuten kann das Gehirn sich nochmals 90 Minuten konzentrieren. Arbeite also nicht gegen deine innere Uhr und respektiere, wenn dein Kopf oder dein Körper eine Pause braucht. So schaffst du es produktiver zu arbeiten und deine Zeit effektiv zu nutzen.

Wenn du bewusst auf deinen Körper achtest, werden dir die Aufgaben leichter fallen und du wirst schneller dein angestrebtes Ziel erreichen. Dabei unterstützend kann die Pomodoro Technik sein.

Sie ist eine Zeitmanagement-Methode, die darauf abzielt, die Produktivität und Konzentration zu steigern, indem die Arbeitszeit in kurze, fokussierte Intervalle unterteilt wird. Diese Methode wurde in den späten 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt und ist seitdem bei vielen Menschen sehr beliebt. Stelle dir einen Timer von z. B. 25 Minuten, arbeite in dieser Zeit fokussiert und mache dann 5 Minuten Pause, ehe du von vorn beginnst.

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Resultat: Zeitmanagement lässt sich im Alltag integrieren

Insgesamt umfasst das Zeitmanagement vor allem Selbstmanagement, Selbstreflexion und Disziplin. Mit den richtigen Methoden und den Blick auf dich, lässt sich dein Alltag angenehm und zielgerichtet gestalten.

Steigere so Motivation und Produktivität für deine Aufgaben.

Trotzdem kann das eigene Zeitmanagement einen manchmal aus der Bahn werfen. Wähle die passenden Methoden, die individuell zu dir passen. Dem einen liegt das Priorisieren der Aufgaben, der andere braucht erstmal einen Überblick über die erfasste Zeit. Wichtig dabei ist immer, dass du deine Aufgaben erledigen möchtest und dabei an und mit dir arbeitest.

Welche Methoden nutzt du bereits?
Teile gerne deine Tipps mit der Community.

Katharina Zwicker
Kathi

Kathi ist Auszubildende im Bereich Marketingkommunikation. Neben ihrem Beruf, spielt die 22-jährige gern Fußball und jongliert ihre täglichen Aufgaben – immer auf dem Weg sich selbst ein Stück zu verbessern.

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